Cree informes avanzados para su negocio con Zoho Reports

Comparación con informes de Excel

¿Por qué Zoho Reports es una herramienta superior de BI y Reporting en comparación con las hojas de cálculo?

La hoja de cálculo, especialmente Microsoft Excel, es la herramienta de inteligencia empresarial y de generación de informes más utilizada en toda empresa (pequeña o grande). Actúa tanto como una herramienta de recopilación de datos e integración, así como una buena herramienta de informes y análisis. Ha sido la herramienta indispensable tanto para el análisis de negocio como para la generación de informes.

Sin embargo, en la nueva era del software de negocios bajo la demanda y la necesidad de una configuración de negocio colaborativa y siempre conectada, hay áreas en las que las hojas de cálculo se han hecho limitantes como su herramienta de inteligencia de negocios. 

Donde las hojas de cálculo se encuentran carentes como una herramienta de inteligencia de negocios

Características a favor de Zoho Reports

  • Facilidad de uso. Ofrece una interfaz “similar a una hoja de cálculo” para la recopilación de datos, análisis y generación de informes. Cualquier usuario puede crear informes arrastrando y soltando.
  • Colaboración. Diseñado para la colaboración multiusuario y no sólo para uso personal.
  • Versión Única de la Verdad (Integridad de los Datos). Todos trabajan en la misma copia.
  • Escalable para grandes conjuntos de datos y acceso multiusuario.
  • Siempre disponible, en cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Bajo costo.

Comparación detallada: Zoho Reports vs Excel

La siguiente tabla muestra más detalladamente cómo Zoho Reports se compara favorablemente con las hojas de cálculo, para sus necesidades de análisis e informes.

Área funcional Excel Zoho Reports
Entrada de datos y fuentes soportadas (Integración de datos)
  • Puede ingresar datos de inmediato o copiar y pegar datos.
  • Conectividad a Access, SQL Server, servidor OLAP y cualquier fuente de datos conectada a ODBC.
  • Importación de fuentes de URL XML y Web.
  • Puede introducir datos en una interfaz similar a una hoja de cálculo. Los controles incorporados fáciles para la entrada rápida de datos como el calendario etc.
  • También puede copiar y pegar datos.
  • Importar desde archivos CSV, TSV, XLS o HTML.
  • Herramienta para extraer datos de bases de datos de MS Access, SQL Server, Oracle y MySQL y subir la misma en informes de Zoho.
  • Importe datos desde la URL de la Web. Además, las importaciones periódicas programadas pueden configurarse.
  • Herramienta de línea de comandos para cargas por lotes y para enviar datos de otras aplicaciones / bases de datos.
  • Web API para enviar datos desde su aplicación. También cree formularios personalizados para enviar datos mediante API.
Creación de informes
  • Creación de un informe basado en un asistente.
  • Aplicar funciones y fórmulas sobre datos es posible, pero necesita clics y pasos adicionales.
  • No hay capacidad de exploración para explorar los datos.
  • Crear múltiples informes sobre los mismos datos, de alguna manera termina en bifurcar los datos o la duplicación.
  • En la configuración multiusuario, el mismo conjunto de datos (hojas) visibles por todos para crear informes. No hay un modelo sencillo para compartir un subconjunto de datos para la creación de informes sin duplicación.
  • Creación y análisis intuitivos de informes basados ​​en arrastrar y soltar.
  • Analiza visualmente los datos instantáneamente en lugar de abrir los asistentes para cada cambio menor que te gustaría hacer
  • Fácil de filtrar datos relevantes para un informe, de nuevo mediante arrastrar y soltar. También son posibles filtros poderosos a través de operaciones lógicas y soporte de funciones / fórmulas
  • Aplicar funciones / fórmulas es sólo un clic.
  • Informes detallados para ver los datos subyacentes
  • Crear subconjuntos de datos (con los filtros necesarios aplicados) y compartir con los usuarios de acuerdo a su necesidad y privilegio.Esto les permite analizar y crear informes sólo en el conjunto de datos compartido con ellos.
Consultando
  • La consulta básica se puede hacer con filtros.
  • La consulta avanzada o el filtrado se pueden hacer usando macros.
  • Tirar (combinar) datos entre hojas es una tarea compleja. No es fácil de crear y mantener.
  • La mayoría de las consultas y el filtrado se puede hacer a través de la interfaz de arrastrar y soltar.
  • Fácil de extraer (o unir) datos a través de tablas para crear los informes necesarios.
  • Soporta SQL estándar (Structured Query Language) para consultas complejas.
Análisis automatizado
  • No hay soporte para el análisis automatizado y la creación de informes. Cada informe o análisis debe hacerse manualmente.
  • Soporta Automated Analytics, que aplica un motor de reglas avanzado basado en reglas predefinidas para escanear sus datos y genera informes automáticamente. Estos informes se pueden personalizar más tarde.
  • Reduce el tiempo de análisis y creación de informes. Le hace más productivo.
Compartir y colaborar
  • Las hojas de cálculo se crean para una persona.
  • Puede enviar copias de una hoja de cálculo por correo electrónico a otros usuarios.
  • Las modificaciones en conflicto hechas deben ser sincronizadas manualmente, lo cual es propenso a errores y tedioso. Mantener una sola versión de la verdad es un gran desafío (incluso puede ser una tarea imposible).
  • Fácil de compartir una vista para los usuarios que tienen cuentas de Zoho Reports. Sólo al iniciar sesión, los usuarios pueden acceder a estas vistas.
  • Incluso puede compartir vistas a cualquier persona (público en general).
  • La misma (y la última) versión de informes y datos es visible para todos. Naturalmente, esto se encarga de las modificaciones en conflicto.
  • Puede compartir informes y datos con permisos finos como Read-only, Read-write, Data Export, etc.
  • Revocar permisos de compartir en cualquier momento.
Exportaciones
  • Soporte limitado para formatos de exportación.
  • Soporta formatos de exportación como PDF, CSV, PNG, JPEG y XML.
  • También use  la API Web para exportar datos en diferentes formatos.
Publicación
  • No hay opciones de publicación directa, para tener los datos y los informes en una hoja de cálculo alojados en su blog, páginas web, etc.
  • Junto a Zoho Reports podrá Incorporar todos sus informes en cualquier lugar (sus blogs, páginas web o intranet o SharePoint, etc,) como widgets.
  • Los informes incrustados están siempre actualizados.
  • Siempre sirve la misma versión. Sin duplicación.
Relación de datos
  • Cada hoja en un libro es independiente.
  • Muy difícil de asociar la relación entre los datos que naturalmente pueden estar vinculados.
  • La extracción (fusión) de datos entre hojas relacionadas es una tarea compleja. No es fácil de crear y mantener.
  • Puede relacionar columnas en una tabla con otras tablas con el uso de columnas Look-up.
  • Zoho reports, le ayuda a garantizar la sanidad de los datos cuando los datos relacionados se eliminan del sistema.
  • Únete fácilmente a los datos relacionados para obtener informes y análisis necesarios.
Seguridad de datos
  • La seguridad de los datos es sólo un nivel. Puede proteger con contraseña su hoja de cálculo.
  • No puede segmentar datos e informes y compartirlos con varios usuarios con los privilegios necesarios y sin duplicación.
  • Hojas de cálculo están disponibles en las máquinas de usuario local y propenso a la pérdida de datos fácil / robo, etc, (es muy fácil de copiar o eliminar!)
  • El acceso a datos e informes está protegido con el nombre de usuario y la contraseña adecuados.
  • Sólo los informes y datos compartidos se pueden ver a los usuarios respectivos.
  • Los permisos se pueden controlar mientras se comparte con los usuarios (como sólo lectura, lectura-escritura, etc.)
  • Todos los usuarios trabajan sobre la misma copia de datos. No hay duplicación.
  • Dentro de Zoho Reports, los datos de usuario se alojan en redes de servidores seguras y redundantes.
Escalabilidad: Tamaño de datos y velocidad
  • Excel 2007 puede admitir hasta un millón de filas en una hoja.Versiones anteriores soportan hasta 65K filas en una hoja.
  • Además a medida que los datos crecen, la lentitud de la respuesta se convertirá en un problema, ya que cada procesamiento tiene que hacerse en su máquina local.
  • Soporte para millones de filas en una sola tabla.
  • En Zoho Reports, el procesamiento se realiza en una red de servidores potente (granjas de servidores) y no en una máquina de usuario local. Esto asegura el rendimiento y la escalabilidad para soportar cientos de usuarios simultáneamente.
Integridad de los datos
  • Una hoja de cálculo está diseñada para ser una herramienta de productividad personal. Siempre y cuando los datos y los informes sean manejados por una sola persona, las cosas están bien.
  • Varios usuarios que trabajan en los mismos datos, informes y análisis, resulta en modificaciones conflictivas. La sincronización se convierte en algo propenso a errores y muy tedioso. Además, mantener una sola versión de la verdad es un gran desafío. Esto afecta a la integridad de datos.
  • La misma (y la última) versión de informes y datos es visible para todos a través del uso compartido en línea (sin copias duplicadas). Esto naturalmente se encarga de las modificaciones en conflicto, reforzando así la integridad y la coherencia de los datos.
  • Aunque el soporte de Modelación Relacional también refuerza la integridad de los datos.
Accesibilidad
  • Accesible desde su propia máquina.
  • Envíe por correo electrónico la hoja de cálculo o póngala en repositorios compartidos para un acceso más amplio. Duplicación y sincronización siempre es un problema.
  • Disponible bajo demanda.
  • Accesible desde cualquier parte del mundo a través de la Web.
Costo
  • También tiene por costo de instalación para cada escritorio que requiere una hoja de cálculo.
  • Coste de mantenimiento de TI para actualizaciones y parches de seguridad.
  • Suscripción mensual.
  • Liberal edición libre ($ 0) para cuidar de la mayoría de sus requisitos básicos.
  • Anular la suscripción en cualquier momento que no necesite más uso.
  • Zoho Reports es accesible con sólo el navegador desde cualquier lugar.
  • No requiere instalación de software en ninguna máquina.

Si tu empresa aún no cuenta con Zoho Reports, puedes rellenar el siguiente formulario y solicitar tu cuenta gratuita.

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